Xerox: non mettere a rischio il tuo denaro: proteggi i materiali di consumo dai furti

A cura di Ferdinando Salafia, European Channel Group Marketing Manager Southern Entity di Xerox

Sono sempre più numerose le imprese che si rivolgono ad aziende esterne per la gestione delle attività che non appartengono al loro business, in modo da potersi concentrare sulle attività che garantiscono la loro crescita. 

I fornitori di servizi, essendo esperti del settore, sono in grado di svolgere questi compiti in maniera più produttiva ed efficiente, permettendo all'azienda di focalizzarsi su ciò che sa fare meglio.

La cura del giardino e delle aree verdi è un esempio singolare, ma efficace. Le aziende possono scegliere, alternativamente, di acquistare un tosaerba e chiedere a un membro del team di occuparsi del taglio del prato, ma poiché la manutenzione del verde non è tra le attività caratteristiche dell'azienda, ha certamente più senso assumere un professionista che non impiegare personale interno.

Quando si assume un professionista esterno, è possibile che questi abbia bisogno di ritirare del materiale direttamente in azienda. Un esempio è la stanza dove si trovano le macchinette del caffè: è probabile che il fornitore conservi lì una scorta di alimenti, come caffè, zucchero, latte in polvere e tazzine, così da non doversi recare ogni volta in azienda a compiere il rifornimento. 

 Lo stesso principio è valido quando si parla di stampanti: i fornitori di servizi di stampa, infatti, hanno bisogno di avere tutti i materiali di consumo a portata di mano, così che il flusso di lavoro non subisca interruzioni.

Molti però sembrano non capire che i fornitori di servizi sono, generalmente, i proprietari dei materiali di consumo presenti all'interno dell'azienda, come stabilito nel contratto con l'impresa appaltante. 

Il caffè e il latte in polvere sono di proprietà dell'impresa che gestisce le macchinette fino a che non vengono consumati, così come il toner e le cartucce chiuse nell'armadietto sono di proprietà del fornitore di servizi di stampa. 

L'azienda che acquista i servizi, solitamente, ha la responsabilità di controllare regolarmente i materiali di consumo, assicurandosi che tutto sia in ordine.

È naturale, però, che alcuni beni richiedano un maggior controllo rispetto ad altri.

Le tazzine monouso di caffè non sono esattamente la merce più appetibile sul mercato, ma quella delle cartucce è una storia ben diversa. I materiali di consumo sono sempre a portata di mano, così che la vostra stampante Xerox non finisca mai il toner. 

Alla fine del mese poi, verrà recapitata una fattura che contiene non solo il numero di stampe fatte, ma anche tutti i servizi aggiuntivi che il contratto include – come, per esempio, la manutenzione. 

Il valore di mercato delle cartucce è tale che nel tempo è andato formandosi un prospero mercato nero per i materiali di consumo per la stampa. 

Sì, proprio per quelle scorte di materiale che negli uffici si trovano nei pressi della stampante, o in un armadio aperto, incustodito e alla portata di chiunque.

Per evitare che i materiali di consumo finiscano sul mercato nero e contenere i costi per noi e i nostri partner, è sicuramente importante tenere gli occhi aperti sul processo di ordine e distribuzione dei materiali di consumo, ma è la prevenzione la chiave per impedire i furti, ed è proprio qui che i clienti possono giocare un ruolo attivo. 

Riflettiamo: se un barattolo di caffè valesse quasi 300€, ne sistemeremmo addirittura quattro vicino alle macchinette del caffè? 

Non ne sono sicuro. Dato il loro valore non li lasceremmo fuori, in bella vista, ogni giorno. Farlo, infatti, potrebbe essere come un invito a prenderne uno! Lo stesso principio è valido anche per il toner e gli altri materiali di consumo.

Come fare allora, per proteggere i materiali e tenere sotto controllo i costi?

·         Controllare frequentemente, così come faremmo per tutti gli altri beni di valore aziendali.

·         Ritirare i materiali di consumo per la stampa in un luogo sicuro.

·         Limitare l'accesso a un numero selezionato di persone.

·         Dare a una sola persona la responsabilità di creare un inventario dei consumabili attualmente in uso.

Sebbene i consumabili siano di proprietà di Xerox, che offre un'ampia gamma di materiali di consumo, sia per dispositivi Xerox sia per quelli di altri produttori, a costi contenuti permettendo ai propri Partner di guadagnare e incrementare il livello di fidelizzazione dei propri clienti, nessuno desidera che si compiano atti illeciti all'interno della propria azienda. 

Mantenere un controllo rigoroso sui propri materiali di consumo aiuta a tenere sotto controllo i costi lungo tutta la filiera, e assicura di avere sempre il toner a portata di mano. 

Per maggiori informazioni sui materiali di consumo Xerox e sul supporto che essi possono offrire alle attività aziendali principali, visitare il sito: www.xerox.it/printer-supplies/itit.html